Excel 入門的第三課 資料庫的概念

Excel 入門的第三課 資料庫的概念

公道伯2011/3/14發表

Excel入門的第一課是「連結」。第二課是「格式」。第三課就是「資料庫的概念」。常碰到有些人excel玩了一陣子了卻還是沒有「資料庫的概念」，這些人都是excel還沒入門。

什麼是資料庫？

第一、就是「欄位的觀念」，譬如第一欄是姓名，第二欄是電話，第三欄是地址。所有的「姓名」都要寫在第一欄，而且只有唯一的一欄，不可以有好幾欄都是「姓名」。

第二，就是「一列就是一筆資料」，「一筆資料就是寫在一列」。不可以一列寫好幾筆，或是一筆寫在好幾列。

寫成資料庫的架構，有什麼好處？

只要我們規規矩矩的依照資料庫的架構來寫入資料，則有很多功能很強的資料庫函數就可以來做很多事，

加總：sum

小計: 資料(D)/小計(B)

排序: 資料(D)/排序(S)

搜尋: 資料(D)/篩選(F), Vlookup, Hlookup, ....

條件式加總: sumif

樞紐分析，

等等，非常精彩、快速、不用寫程式、瞬間完成。就是一句話「痛快」。

但是，常有些沒有入門的初學者，不照遊戲規則來，就是格格不入，寸步難行。要請高手幫他寫VBA，用很困難的方式、很奇怪的方式去做別人瞬間可以完成的事，自討苦吃，只因為沒有照遊戲規則來，沒有入門。

Excel是「試算表」軟體，它不是嚴格的「資料庫」軟體。Access就是純資料庫軟體，還有一些其他的軟體也是。但excel的資料庫函數功能非常強。

就如word是文書處理軟體，但word的表格也可以是一種資料庫，一樣可以做排序、加總等，只是用起來不是那麼痛快罷了。

常見的錯誤，譬如有人會寫成

批號	等級	儲位	批號	等級	儲位
WN1445-8	AA	C5	A0778-5	3A	C3
	A	A10		AA	D4
	B	F5		A	A17

為了節省畫面，把同樣的「批號」寫在A欄，又有些「批號」寫在D欄, 這樣是錯誤的。不可以一列有兩筆資料。

第三列、第四列的批號雖然和第二列一樣，但不可空白來代表「與上列同」。

這不是資料庫。

要寫成

批號	等級	儲位
WN1445-8	AA	C5
WN1445-8	A	A10
WN1445-8	B	F5
A0778-5	3A	C3
A0778-5	AA	D4
A0778-5	A	A17

這樣才對。這樣才是「資料庫」的架構。

每一列是一筆完整的資料。每一個敘述，譬如「批號」只寫在唯一的A欄一欄，而且A欄中沒有其他的敘述如「等級」等寫過來。

也有人寫

紅茶	綠茶	25
咖啡	奶茶	30
汽水	果汁	40
乖乖	波卡	35

問說：要用 Vlookup搜尋，怎麼弄都弄不好！？

因為他不是資料庫的架構。要改成

種類	單價
紅茶	25
咖啡	30
汽水	40
乖乖	35
綠茶	25
奶茶	30
果汁	40
波卡	35

才是資料庫的架構。

這就是遊戲規則。遵循遊戲規則很多動作是瞬間完成，不遵循遊戲規則，則經常是寸步難行。然後說：excel好難！

其實只是因為你連最基本入門的觀念都沒學到。所以，我在教excel, 教完「連結」，就一定要大家先學到這一課：「資料庫」的觀念。