Excel新學者常會患的錯誤一 程式設計架構的錯誤

Excel新學者常會患的錯誤一

程式設計架構的錯誤

幾乎每個星期都會看到有類似的發問者出現。

excel 新學者 都會經歷過這樣的階段：患了程式設計架構的大錯誤。

怎麼樣的錯誤？

都是誤認為要以excel為架構設計一個資料庫時，若資料很多那全放在一起怕會很亂，要找資料，要寫資料、排序、篩選、計算、讀資料等等很多的動作要做，所以要將之分類存放才可以一目了然。

其實，這是錯誤的第一步。

接下來的程式設計會變成高難度，超出你的能力，然後你繞不出來，最後就捨excel而去。

我常說，excel 碰到你們這樣做，都想哭了。

譬如說；

有很多人會把每一種類的東西各開一個工作表，好幾百種的東西就開了好幾百個工作表。然後問題來了，要在這幾百個工作表之間判斷工作表開過了沒？新開工作表的工作、寫資料、找資料、加總計算等等一大堆的工作，都變成好難好難。你問我我也不會，就算有很聰明絕頂的老師幫你寫一個好幾行的函數，好像幫你解一時之急，你也看不懂，也不會應用。

但這樣難的工作，是你走錯路之後的自討苦吃，自己把接下來的程式設計變成到高難度，這是莫須有的。只得到一個莫須有的結論給自己打擊：「excel 太難了，我不會，算了吧！」

也有人每一個種類用三欄，幾百種下來就要再乘以3。然後出現了一個問題，欄數不夠，問說可以不可以開兩個excel檔如何來連結？

非常聰明而有創意，但就是走錯路了。

如何做才對？

首先，你開幾十個或幾百個工作表，每一個工作表的架構完全一樣。就不應該分成很多張工作表，全部寫到一張工作表，其餘全部刪去。

不用怕，寫在一張工作表不會如你害怕的「很難找」，而是剛好相反是「非常好找」。

不用怕，不是常常聽人家說他的資料有好幾萬筆嗎？筆數再多更是要這樣做。

然後 善用 排序、加總、自動篩選等，就可以隨心所欲做你想要做的事，而且不用寫程式，不用VBE、ACCESS，什麼都不用，而且是瞬間完成。

你原來懼怕的問題：

1. 每一筆都流水式的寫在最後面，我要找某一特定種類的東西不會找不到嗎？不會找得很辛苦嗎？

資料(D)/ 排序(S)，瞬間完成。

2. 要每種類分開加總呢？

資料(D)/ 小計，也是瞬間完成。

3. 如果我只要看 種類1就好，其他的不要。我原來只需跳到「種類1」的工作表就可以了，現在呢？

資料(D)/ 篩選(F)/ 自動篩選(F)，就會把所有其他的資料全部隱藏，只剩下「種類1」的資料出現，也是瞬間完成。

4. 看完「種類1」，我要再恢復所有的資料呢？

資料(D)/ 篩選(F)/ 全部選取，所有被隱藏的資料，又出現了，也是瞬間完成。

5. 你要寫 Vlookup 函數，也一下子變成好簡單。

6. 要做樞紐分析，也是好簡單，功能又強。

我剛剛說的：隨心所欲、自由自在、瞬間完成。更要緊的：你一下子都會！

Excel 是這樣子玩的！

Excel功能好強，excel好簡單，excel好好玩！