Excel 的資料分級程式

Excel 的資料分級程式

使用excel的時候，常會遇到將資料 分級 的需要。譬如

0～-2.9 太低

3～12 普通

12～15 優秀

15.1～太超過了

之類的，通常我們 會用好幾個 巢狀 IF 來寫這個程式，又臭又長。而且IF還有數目的限制。

這裡介紹一個很有用的  分級 程式。

就是 Vlookup 函數。

用過 Vlookup　的人都知道，這是一個很棒的 查表函數。他可以查到 3, 12 15等我們預設的值對應到的資料。

但是大部分的人不知道，如果查不到呢？譬如 叫他去查6，他就查不到，那就會回復給我們一個 #N/A。

其實有一個好方法，可以叫它 「查不到也沒關係」，給我一個「最接近的數字所對應的值」就好了。譬如說 6 查不到，那就查「 比6小但最接近的那一組數字」，也就是3那組數字。

這樣就很棒了！可以用來 查整個區間，還有就是可以用來做我們題目所提到的「做分級的工作」。

如何做？

譬如 我們把下面的表放在 A11：B16

0
3	普通
12	優秀
15	優秀
15.1	太超過了
9999

我們要查分級的數字放在  A1

要把查到的分級  放到B1

B1 =VLOOKUP(A1,A11:B16,2,0), 

A1＝3時，B1＝普通

這裡我們詳細講解一下Vlookup這個 函數

就是要電腦到 A11：B16這個表中去找 第一欄的數字＝A1那一欄的數字的那一列，也就是 A12(=3) 那一列的第-2欄的資料 對應回來，得到「普通」這個內容

但要表中沒有的數字時就出現了錯誤，譬如A1＝6 時，B1＝#N/A

因為Vlookup函數的最後一個引數 0 的時候，就是要「找到完全相同」的數字才行，否則就是 #N/A

但，精彩的來了！

Vlookup函數最後一個引數為1的時候，就是只要找到「小於它而最近的數字」

也就是 B1＝=VLOOKUP(A1,A11:B16,2,1)

A1＝6時，B1＝普通

A1＝3～11.9999999 B1都是＝普通，對！這就是我們要的。

然後，各位看到我最上方寫一個　0, 最下方寫一個 9999, 就是假設可能出現的最小和最大值，這樣你怎麼查也不會出現 #N/A了。

還有 15的下面，要插入一個 15.1 （或是15.0000001比較安全）這樣超過15的數字就會對應到 「太超過了」。

過癮吧，你即使是分10級、20級再多的級數都沒關係，照樣可以用，不像IF有最多8層的限制，而且還把函數寫得非常冗長，頭都昏了。

這樣的功能還可以用在哪裡呢？

譬如 你要寫一個 薪資所得稅扣除額 的程式，薪資 在18,001～20,000的人假如扶養親屬-2個人要扣繳多少所得稅之類的，是不是用 Vlookup 才做就得心應手，很便捷的就完成了。

記得，Vlookup就是一個超棒的 查表函數 及 分級函數，有 查表 或 分級 的需要是就是要善用 Vlookup就對了。